株式会社プロフェッショナルエフェクト／採用・広報担当のオカダです。
ご訪問ありがとうございます🥰

突然ですが。
「前回のMTGで出た課題」について、ふとメンバーに
「あの課題って、解決策をまとめなおすって事ですよね」と問いかけて、
「えっ…？？(ｷｮﾄﾝ)」
なんて、思いがけないリアクションが返ってくる。

数秒の沈黙の後、「…それって何の話でしたっけ…？」と聞き返され、
慌ててPC内の前回資料を見つけるべくフォルダを漁り、結局最初から説明し直す。

お互いに「あ～、ごめん！」となりつつも、なんだか少し気まずい空気が流れたり、
タイムロスを生んでしてしまったり。

社内のメンバーやチーム内での会話で、こんなあるある、ないですか？

事前にアジェンダがある会議なら、資料の準備ができますが、
口頭での突発的な会話ほど、この「コミュニケーションの事故」は起こりがち。

つい最近、そのあるあるに直面したオカダは、その原因と対策を調べてみました。
そこで見えてきた「伝え方のコツ」、お話しします🫡

▮そもそも：なぜ「伝達事故」が起きる？

「わかるはず」と思って冒頭を端折って、相手には全く伝わらなかった。
この事故が起こる根本的な原因は、とてもシンプルです。

それは、話し手と聞き手の間にある「記憶の非対称性」。

話し手：
「前回の文脈」をリアルタイムで鮮明に覚えている（今その仕事をしているから）
聞き手：
「前回の文脈」をすでに忘れている、または断片的にしか覚えていない（今のタスクで脳が一杯）

人間は、1日のうちに無数のタスクやメッセージを処理しています。
いくら数日前に熱く議論した内容であっても、突発的に話を振られた瞬間、
聞き手の脳はまだ「今使ってる別のフォルダ」を開いた状態のまま。

そこに前置きなしで本題を放り込まれても、処理が追いつかないのです。

「相手もわかってくれているだろう」

という推測をベースに会話をスタートしてしまうと、
十中八九、会話のスタートダッシュで躓き、チーム全体のパフォーマンス低下に繋がってしまいます。

▮ 事故防止の簡単テク！

このコミュニケーションの非対称性を解消するために、やるべきことは簡単。
会話の冒頭で「相手の記憶を復元」することです。

1：会話の冒頭に「3秒の前置き」を必ず入れる

相手の脳のフォルダを切り替えるための「前置き」です。
難しく考えなくても大丈夫。
「先週のミーティングで出た□□の件ですが…」くらいでOK。

これだけで、相手の脳は瞬時に過去の記憶フォルダを探しに行き、 「あ、あの話ね！」と、見つけてくれます。 簡易な一言で “どの話か” だけを特定させてあげるのがコツです。

2：「前回のあらすじ」を1行で言う癖をつける

フォルダを特定したら、次はどこまで話が進んでいたかの「現在地」を共有。
ここでのポイントは、「詳細を長々と話さないこと」です。
せっかく前置きをしても、説明が長くなると、逆に相手を混乱させてしまいます。

「〇〇の課題について、前回は“△△”まで話していた件です」

1行の簡単なコトバで “今どこ” という事実を添えるだけ。
相手の理解速度が上がり、会話のスタートダッシュもスマート。
その後の本題もスムーズに進みます。

▮ 遠慮は逆効果。

毎回細かく説明すると、『記憶力悪いって思ってる？』と思われそうで、
相手に失礼な気がする。
何度も同じ話をすると、くどいと思われそうで怖い。

真面目で気を遣いがちな人ほど、こんな不安を抱きがちです。でも、実際は逆。

何の話か分からないまま話を聞かされる。すっごく脳に負荷がかかりますよね。
冒頭に1行のあらすじを添えてあげることは、決して相手を疑っているわけではなく、「相手の脳の負荷（ワーキングメモリ）を減らすための思いやり」そのもの。

「相手の記憶と、自分の記憶とは別物」。
この前提を認識しておけば、むしろ「ない方が不親切」だとわかりますね。

▮まとめ

1・「相手は覚えていない」をデフォルトのスタンスにする
2・3秒の前置き
3・1行のあらすじ

このたった3ステップだけで、無駄なすれ違いやタイムロスが減らせて、
コミュニケーションが円滑になりますね。

いかがでしたか？
ほんのひと手間でコミュニケーションって変わるものですね。
あるあるすぎて、心当たりしかないわ。って思ったあなた。
ぜひ一度、お気軽にカジュアル面談にお越しくださいね！お待ちしてます🥰